Por ASAP Consulting
La RPA o Robotic Process Automation es el uso de robots de software, también conocidos como “bots”, para agilizar diferentes procesos que se desarrollan dentro de una empresa. Esta tecnología permite automatizar las tareas diarias que normalmente realizan los trabajadores de manera repetitiva.
Es un excelente método para incrementar el rendimiento de las diferentes áreas de una organización y complementar la actividad laboral humana. Mediante lenguaje de Inteligencia Artificial, los bots aprenden de la conducta que las personas les indican y la replican con mayor efectividad.
Beneficios de esta tecnología
Aumento de productividad
Al escatimar en recursos y acelerar los tiempos, las empresas que implementan la automatización de procesos incrementan su productividad. Además, brindan a los trabajadores tiempo extra que pueden aprovechar para realizar otras tareas.
Integración de plataformas
Esta tecnología admite la integración de otras herramientas y plataformas, lo que permite una conexión fluida entre todos los softwares de las empresas. Esto representa un gran beneficio para la eficiencia de los procesos.
Mejoras en los tiempos de respuesta
La automatización robótica de procesos reduce considerablemente el riesgo de sufrir retrasos de cumplimientos de tareas repetitivas. Al sistematizarlas aumenta la precisión y los tiempos de respuesta de cada acción realizada.
Escalabilidad: se adapta a cualquier tamaño de empresa
Los bots de RPA permiten que los procesos corporativos de alto volumen sean más flexibles, pudiendo adaptarse a entornos cambiantes o inciertos. De esta manera es posible manejar con facilidad cualquier carga de trabajo y expandir la fuerza laboral digital a un costo eficiente.
¿Cómo aplicar RPA en tu empresa?
Es un hecho que la automatización robótica de procesos está cambiando aceleradamente los métodos de trabajo de las organizaciones. Y, muchas de ellas, quieren sumarse a la transformación digital adoptando esta tecnología pero no saben por dónde comenzar.
Veremos a continuación cuáles son los pasos a seguir si estás pensando implementar RPA en los flujos laborales de tu compañía.
1. Descubrir
Esta primera etapa consiste en conocer con exactitud qué es capaz de hacer un software de RPA y qué no. Antes de considerar adquirir un software de este tipo es importante saber que los bots no piensan ni actúan por sí mismos, sino que aprenden a procesar la información que los humanos les proveemos.
Por lo tanto, informarse es fundamental para empezar a pensar en complementar el trabajo del personal con softwares que agilicen las tareas más repetitivas.
2. Identificar
En este momento es fundamental definir qué procesos se pueden automatizar. Las actividades candidatas a esta transformación son aquellas que se caracterizan por ser rutinarias, como entrada y extracción de datos.
3. Seleccionar
Una vez que se hayan identificado los proyectos a automatizar con RPA, es momento de seleccionar uno para crear el primer caso de uso.
Una forma muy práctica de hacerlo es clasificar la lista de tareas candidatas a la automatización teniendo en cuenta aspectos como: tiempo, esfuerzo que requieren, recursos humanos destinados y presupuesto.
Este análisis comparativo te permitirá definir cuál será el proyecto más indicado para automatizar. Es por ese motivo que al finalizarlo debes definir los criterios de éxito o KPIs que te ayudarán a evaluar si la automatización de la tarea fue efectiva.
4. Probar
Durante la cuarta etapa se espera que se prueben diferentes opciones de automatización robótica de procesos. Puedes escoger algunos softwares y pedir una demostración o una prueba gratuita para determinar cuál se ajusta mejor a tus necesidades.
Busca proveedores que ofrezcan un servicio completo y que tengan una interfaz intuitiva. Después de probarlos deberás evaluar los pros y contras de cada uno para poder tomar una decisión final.
5. Medir
¿Recuerdas los criterios de éxito para determinar si la implementación del RPA funcionó? ¡Es momento de ponerlos en práctica! Analiza cómo fue el proceso de prueba y toma nota tanto de los resultados positivos como de los aspectos en los que se podría mejorar.
Aquí puedes comparar los costos de la aplicación del software con el tiempo ahorrado, el nivel de intervención humana y la precisión en las tareas. Examinar estos factores es clave para determinar si la automatización robótica de procesos es el camino que la compañía necesita para seguir creciendo.
6. Expandir
Si tras el período de prueba te encuentras satisfecho con los resultados, será momento de expandir la experiencia y repetir el proceso.
En este punto puedes revisar los proyectos que consideraste en un inicio como buenos candidatos para la automatización robótica de procesos y probar el software en otras áreas. Cuando más expandas el alcance de tu RPA mayor será el crecimiento y la productividad de tu empresa.
En conclusión, las herramientas que utilizan Inteligencia Artificial y machine learning están revolucionando la forma de trabajar y cada vez son más las compañías que las implementan. Por lo tanto, adoptar este tipo de softwares es un movimiento estratégico muy recomendable para optimizar el retorno de la inversión de tu empresa.
Para más información, contactate con un experto de ASAP Consulting