Por Pablo Cruz, Líder de Soluciones en ASAP Consulting
Las compañías deben concentrarse en ahorrar costos y optimizar procesos para poder aumentar su productividad. Ante estas necesidades, recurrir a los IT Shared Services Center es sumamente beneficioso porque hace posible concretar proyectos con mayor agilidad.
Hoy en día el trabajo remoto facilita el armado equipos de trabajo desde distintas partes del mundo. Y, ante una falta de perfiles de IT especializados en determinadas disciplinas en el mercado, existe la posibilidad de hallar estos recursos en otros países.
Pero ¿qué son concretamente los IT Shared Services Center?
Los IT Shared Service Centers (IT SSC) son unidades que incluyen personas, procesos y tecnologías estructuradas como un puntos de servicios centralizados.
Estos servicios compartidos pueden provenir de diferentes ubicaciones físicas. A su vez, pueden involucrar numerosas funciones y procesos de TI.
La definición, estructura y alcance de un SSC comienza dentro de la empresa al contratar a consultores externos para ser asesorados en estas áreas.
Asimismo, la ejecución y la entrega a largo plazo pueden ser realizadas por personal interno de la empresa, proveedores de servicios o una combinación de ambas opciones.
¿Cuáles son sus características destacadas?
Los IT-SSC generan valor a sus clientes internos de diversas maneras. Los gerentes son los encargados de mejorar los tres componentes principales de los servicios compartidos: personas, procesos y tecnología.
Según Gartner, los equipos más exitosos comparten las siguientes características:
Están pensados globalmente desde el principio.
Amplían constantemente el alcance y la escala de la función.
Utilizan “Propietarios de Procesos Globales” (GPO) para estandarizar los procesos.
Consideran la automatización además del arbitraje laboral.
Invierten en formación y reconocen la importancia de los empleados.
Los 5 modelos principales de los IT Shared Services Center
Es probable que te preguntes qué puedes gestionar en un Service Center compartido. Para responder a esa inquietud, te presentaremos los principales modelos:
IT Infrastructure Solution: gestiona la infraestructura común de TI y busca consolidar activos, estandarizar procesos y optimizar las entregas.
Technology Expertise Center: ofrece asesoramiento y experiencia en tecnologías específicas. Además, desarrolla y respalda aplicaciones basadas en estas tecnologías.
Application Factory: desarrolla y mantiene a las aplicaciones estandarizadas y maduras para cumplir con las expectativas de los Product Owners.
Business Solution Center: brinda tanto procesos comerciales como soluciones de TI para ser operados por unidades comerciales, entidades o países.
Operational Excellence Center: se enfoca en realizar tareas comerciales operativas como establecimiento de nómina o gestión contable.
Beneficios de armar un equipo con la ayuda de los IT Services Center
Muchas empresas utilizan los Servicios Compartidos porque permiten tomar tareas que son comunes en varios países y concentrarlas en uno punto. Además, aportan los siguientes beneficios:
Ahorro de costos: se reducen las cantidades de tareas duplicadas y por lo tanto disminuye la inversión en mano de obra sin bajar la calidad de las operaciones.
Calidad, eficiencia y agilidad: al ofrecer un servicio constante, los IT Shared Services Center son mucho más eficientes.
Optimización de procesos: brindan eficiencia y consistencia a las empresas a partir de equipos capacitados y ágiles.
Homogeneización de procesos: a partir de utilizar los IT Shared Services Center te aseguras que toda la operación de IT siga los mismos lineamientos. Esto hace posible estandarizar los procesos y ser consistente de ellos.
Etapas de implementación de los IT Shared Services Center
1. Identificar
El primer paso consiste en conocer cuáles son las necesidades a cubrir con el IT Shared Services Center. Por ejemplo: una empresa que requiere apoyo en su área de telecomunicaciones o soporte técnico.
2. Diagnosticar
En un segundo momento se determina cómo se van a resolver las necesidades de la compañía a partir de los servicios compartidos.
3. Diseñar
En función del diagnóstico que se hizo se definen los puntos a mejorar y se crea un plan de acción. En ese documento se detallan los perfiles IT necesarios para resolver los requerimientos y el período de tiempo que tomará finalizar el proyecto. .
4. Implementar
Existen dos métodos para ejecutar el servicio: ASAP puede hacerse cargo de la implementación o bien dejar todo listo para que lo haga el cliente. En caso de correr por nuestra cuenta, nos hacemos cargo de la gestión de la nómina (búsqueda, selección e implementación del equipo) a partir de un modelo de outsourcing.
5. Mantenimiento
El último paso consiste en realizar un seguimiento con el objetivo de comprobar que el plan diseñado inicialmente esté funcionando. Si las necesidades han cambiado o surgieron variables que no se tuvieron en cuenta, es posible realizar los ajustes necesarios. Incluso si el equipo que se pensó al principio requiere modificaciones también se puede gestionar.
Conclusiones
En síntesis, si estás en la búsqueda de un modo de trabajo que te permita reducir costos, ahorrar tiempo y agilizar los procesos, te sugerimos conformar un equipo con IT Shared Services Center.