Gestión de proyectos: ¿por qué es importante en toda organización?

Ordenar la forma en la que trabaja una empresa es una decisión que no sólo involucra al presente sino a la forma en la que ésta se desenvolverá en el futuro. Para ello, contar con una gestión de proyectos administrada, transparente y eficaz es crucial.

En tanto, la tecnología vive momentos de constante transformación y eso produce que hoy en día contemos con herramientas que facilitan la forma en la que trabajamos. Por ejemplo, hay soluciones en desarrollo de software que funcionan desde la nube y son sumamente eficaces para lograr objetivos, reducir gastos y tener todo en un mismo lugar. Esto ayuda a que una gestión de proyectos sea cada vez más efectiva tanto para la empresa como para los colaboradores. 

¿Quieres saber cómo gestionar tus proyectos de forma integral trae grandes ventajas para tu empresa? Lee este artículo y entérate de todo. 

¿Qué es la gestión de proyectos?

Es el conjunto de actividades y herramientas que se utilizan para planificar, coordinar y controlar el desarrollo de un proyecto de principio a fin. 

Ahora bien, ¿cómo este concepto puede ayudar a las empresas? Te daremos algunos ejemplos que pueden ser de utilidad: 

Organización efectiva de los recursos: cuando una empresa inicia un nuevo camino, es importante que los recursos (humanos, financieros, materiales) estén bien organizados para poder cumplir con los objetivos. La gestión de proyectos permite planificar y controlar estos factores para que se utilicen de manera óptima.

Cumplimiento de plazos y objetivos: esto ayuda a los negocios a mantener el enfoque y evitar desviaciones. Si se establecen objetivos específicos y plazos realistas, la empresa puede trabajar de manera más eficiente y aumentar las posibilidades de éxito.

Control y seguimiento del proyecto: esta forma de ordenamiento también implica la creación de un plan detallado y su seguimiento a lo largo del tiempo. A través de una buena gestión de proyectos, se pueden identificar errores o problemas tempranos en los procesos y tomar medidas para solucionarlo.

Por ejemplo, si una empresa de software quiere desarrollar una nueva aplicación móvil puede implementar la gestión de proyectos para establecer objetivos claros para la app, plazos de entrega realistas para su desarrollo y controlar los recursos que utilizará. Esto es beneficioso para la organización, el cliente que contrata y las personas involucradas en la creación de la aplicación encargada. 

Variables que ayudan a gestionar proyectos de forma eficiente

Pero hay algo más que queremos contarte. A la hora de desarrollar este tipo de plan, hay 3 variables a tener en cuenta y son el tiempo, el coste y el alcance. 

El tiempo es el período que utilizaremos para establecer un proyecto. Por su parte, el coste es cuánto dinero requerirá la idea para volverse realidad. Y si nos referimos al alcance, hablamos de establecer límites y definir con precisión los objetivos, plazos y entregables del proyecto.

Estas tres variables sirven para asegurar la calidad del proyecto. Juntas forman el triángulo de calidad o triángulo de hierro.

Las ventajas de gestionar proyectos empresariales

¿Por qué el ordenamiento en las tareas ayuda a los negocios a ser cada vez más eficaces y a estar preparados para la transformación digital? Estas son algunas ventajas de contar con una buena implementación en la gestión de proyectos:

Cumplimiento de objetivos: permite a la empresa establecer parámetros claros, definir las metas a alcanzar y planificar los recursos necesarios para cumplir con ellos, lo que aumenta la probabilidad de éxito del proyecto.

Control de costos: esto incluye una evaluación de los recursos, lo que puede ayudar a la empresa a prever y controlar costos parciales y totales.

Mejora de la calidad: se logra mediante la planificación y seguimiento de los procesos de producción y la implementación de controles de calidad.

Optimización de la comunicación: una gestión de proyectos adecuada implica una buena comunicación entre los miembros del equipo y los stakeholders. Esto es clave para mantener a todas las partes informadas y comprometidas en el proceso de trabajo.

Incremento de la eficiencia y la capacidad operativa: puede realizarse mediante la identificación de “cuellos de botella” en el proyecto y la optimización de los procesos de producción.

Focalización en el cliente: el objetivo último del proyecto es cubrir una necesidad específica del consumidor, es decir, que todo se hace para alguien. Al enfocarnos en el cliente se consigue mejorar la calidad, ya que el producto o servicio tendrá que adecuarse a las demandas de las personas. 

Reducción de riesgos: si conocemos qué es lo que funcionó mal en el pasado, sabremos que es probable que fracase en el futuro si no se toman medidas. De esta manera, logramos reducir al mínimo la posibilidad de fallos y errores que traigan aparejados costos que no estaban planificados.

Aumento en la imagen de la compañía: como la gestión de proyectos repercute en un mejor servicio tanto interno como externo, se traduce en un aumento de profesionalidad, competencia y seriedad. El valor de marca se eleva y la empresa, también.

Gestión de proyectos y SaaS: ¿por qué un software en la nube optimiza el trabajo diario?

Organizar la planificación de proyectos empresariales a través de un Software as a Service (SaaS) es una gran ventaja para todas aquellas organizaciones que quieran mejorar su productividad, establecer procesos más ordenados y tener todo en un solo lugar.

De hecho, al contratar una herramienta de gestión de proyectos en la nube se logra mayor conexión entre equipos y permite que los colaboradores se ocupen de otras cuestiones que pueden ser de mayor relevancia. 

En sí, un software de gestión de proyectos es una herramienta que ayuda a los equipos a organizar, dar seguimiento y ejecutar sus labores diarias. En otras palabras, es un espacio interactivo donde se pueden coordinar las formas de trabajo, colaboración y comunicación.

Además, conecta flujos más avanzados en toda la empresa y ayuda a lograr los objetivos clave, esos que son fundamentales para que el negocio prospere.

Algo a destacar es que este tipo de software puede ser a medida para cumplir con los requerimientos específicos de la empresa y satisfacer las necesidades de quienes están involucrados en cada proyecto.

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