La transformación digital no es sólo una frase, es un hecho relevante que atraviesa diferentes áreas de trabajo. Y la automatización en recursos humanos es uno de los avances que la tecnología ha traído al ámbito laboral.
Desde la gestión de nóminas SaaS hasta la selección de candidatos, las empresas están recurriendo cada vez más a soluciones de este tipo para mejorar la eficiencia y optimizar los procesos relacionados con la administración del talento IT tanto interno como externo. Es decir, que la tercerización también está presente.
Según datos, aproximadamente el 73% del tiempo de recursos humanos se concentra en tareas repetitivas de carácter administrativo. Entonces, ¿por qué no optimizar? En este artículo te contamos por qué la automatización de procesos en el ámbito de RRHH puede ser la clave para mejorar la eficiencia del área.
¿Qué es la automatización en recursos humanos?
Se refiere al uso de tecnología y sistemas automatizados para mejorar y agilizar los procesos relacionados con la gestión de personal en una organización. Esto incluye actividades como reclutamiento y selección, contratación, gestión de nóminas, evaluación del desempeño, desarrollo profesional y administración de beneficios, entre otros.
En lugar de depender completamente de procesos manuales, la automatización en recursos humanos utiliza herramientas como software especializado, inteligencia artificial, aprendizaje automático, chatbots y sistemas de gestión (HRMS) para llevar a cabo tareas de manera más eficiente y efectiva.
¿Por qué es importante la automatización en recursos humanos?
Hoy en día, la tecnología no es un accesorio opcional para añadir en las empresas; es un recurso absolutamente necesario. De hecho, no es raro escuchar que más del 40% de los líderes empresariales informaron un aumento de la productividad a través de la automatización de la IA.
Pero, ¿por qué motivos es clave añadir procesos de automatización en las áreas de capital humano? Las mencionamos a continuación:
Aumenta la eficiencia
La automatización permite realizar tareas rutinarias de manera más rápida y precisa. Esto permite liberar tiempo para que los profesionales de recursos humanos se centren en actividades más estratégicas y de valor añadido.
Reduce de errores
Los mismos están, básicamente, asociados con la entrada de datos manual y otros fallos.
Mejora la consistencia de los procesos
Los sistemas automatizados pueden aplicar reglas y políticas de manera consistente en todos los procesos, lo que garantiza una aplicación uniforme de las políticas de RRHH humanos en toda la organización.
Optimiza las tareas de reclutamiento y selección
Puede ayudar a identificar candidatos calificados de manera más ágil, mejorar la experiencia del candidato y acortar los tiempos de contratación.
Perfecciona la experiencia del empleado
Además, automatizar simplifica ciertos procesos administrativos para los empleados, como la solicitud de vacaciones y la actualización de información personal.
Brinda mayor capacidad de análisis
Gracias a la tecnología, los sistemas automatizados pueden recopilar y analizar grandes cantidades de información de recursos humanos y permite a los profesionales tomar decisiones más informadas y estratégicas sobre la gestión del talento.
Minimiza costos
Si bien la implementación inicial de este tipo de recursos puede requerir una inversión, a largo plazo ayuda a reducir los gastos asociados con la organización del talento al aumentar la eficiencia y minimizar los errores.
Permite un óptimo cumplimiento normativo
Por último, los sistemas automatizados son efectivos en el ordenamiento de leyes laborales vigentes, políticas de procedimientos internos y más.
Recomendaciones efectivas para implementar la automatización en recursos humanos
Trabajar con tecnología y automatización de procesos implica conocer ciertas claves para que la labor otorgue buenos resultados. Porque no se trata solamente de optimizar sino que hay que saber cómo hacerlo.
A continuación, brindamos algunas recomendaciones para que automatizar en RRHH sea una tarea positiva.
Evaluar las necesidades y objetivos de la organización
Antes de implementar cualquier solución de automatización, es fundamental comprender las necesidades y objetivos específicos de la organización en relación con la gestión de recursos humanos. Esto incluye identificar los procesos que se beneficiarían más y establecer métricas claras para evaluar el éxito.
Seleccionar las herramientas adecuadas
Existen numerosas herramientas de automatización en el mercado, cada una diseñada para cubrir diferentes aspectos de la gestión de recursos humanos. Es importante investigar y seleccionar los recursos que mejor se adapten a las necesidades y presupuesto de la organización, garantizando al mismo tiempo su compatibilidad con los sistemas existentes.
Capacitar al personal
La implementación de nuevas tecnologías de automatización requiere un proceso de capacitación adecuado para garantizar que el personal comprenda cómo utilizarlas de manera efectiva. Esto incluye la formación en el uso de las herramientas, así como la explicación de cómo los procesos existentes pueden cambiar como resultado de esta implementación tecnológica.
Garantizar la seguridad de los datos
La gestión de información sensible es una preocupación clave en RRHH, por lo que es fundamental garantizar que cualquier solución de automatización cumpla con los estándares de seguridad y privacidad de la información. Esto puede implicar la implementación de medidas como la encriptación de datos y el acceso restringido.
Fomentar la colaboración entre las personas y la tecnología
Aunque la automatización puede simplificar muchos aspectos, es importante recordar que no puede reemplazar por completo el papel humano en el proceso. Por eso, velar por una cooperación entre ambos mundos es clave para la personalización, la cercanía y una buena gestión.
Mejores prácticas para la automatización de recursos humanos
¿Cómo garantizar el éxito en esta clase de procesos? Ten en cuenta estas recomendaciones.
- Comienza gradualmente y luego progresa de manera escalonada: Para ello, elige un conjunto inicial de tareas para automatizar y ve ampliándolo progresivamente hasta cubrir todas las áreas necesarias. Recuerda mantener la simplicidad en mente mientras buscas automatizar la mayor cantidad de procesos posibles.
- Asegúrate de contar con un plan de contingencia para cada proceso automatizado: En caso de que algo falle, es crucial que puedas tomar medidas rápidas y efectivas.
- Planifica detenidamente el período de transición: Permite que tus empleados se adapten al nuevo sistema, brindándoles el tiempo necesario para lograrlo. Mantén canales de comunicación abiertos para proporcionarles orientación y apoyo durante este cambio.
- Garantiza la seguridad del sistema: El cumplimiento normativo y la protección de los datos son prioritarios para salvaguardar el bienestar de los colaboradores.
- Realiza un seguimiento de las opiniones de los empleados: Observa cómo se adaptan a los nuevos procesos y busca constantemente maneras de mejorarlos en el tiempo.
Un equilibro entre automatizar y capitalizar relaciones humanas
Si bien automatizar es una herramienta efectiva para optimizar procesos, el rol de los profesionales en RRHH continúa siendo esencial porque, ¿cómo reemplazar el contacto humano en consultas y en resolución de conflictos más emocionales?
En Asap Consulting entendemos esto y equilibramos el trabajo tecnológico con el humano. Por ejemplo, contamos con People Care, un departamento dedicado exclusivamente al acompañamiento y a la escucha activa de los empleados que forman parte de las organizaciones que trabajan con nosotros. Además, dentro de nuestras soluciones integrales de human resources implementamos metodologías para que la captación de talentos, sean jóvenes en IT, especializados en determinados sectores o localizados en cualquier parte del mundo, sea efectiva, resolutiva y, sobre todo, rentable.
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