Por ASAP Consulting
El contexto en el que vivimos presenta una aceleración en la evolución y actualización de los mercados, lo que le exige a las empresas estar al día de las tendencias. Para alcanzar este objetivo es necesario dejar de lado los métodos que suponen una pérdida de tiempo y adoptar herramientas de automatización de procesos.
¿Estás buscando el modo de dar un salto hacia la transformación digital? ¡En este artículo encontrarás toda la información que necesitas!
¿Qué es la automatización de procesos?
Antes de hablar sobre sus beneficios, definiremos primero a qué nos referimos exactamente cuando hablamos de automatización de procesos. Si ya lo tienes en claro, te recomendamos continuar directamente a la siguiente sección.
La automatización de procesos consiste en hacer uso de la tecnología para desarrollar tareas laborales recurrentes. Su objetivo es marcar la diferencia aplicando metodologías ágiles que transformen un proceso lento y manual en uno mucho más sencillo.
Tal como veremos más adelante, gracias a esta simplificación es posible optimizar recursos como tiempo, personal y capital económico.
Importancia de la automatización de procesos para mejorar la productividad
Este método ayuda a reorganizar las funciones laborales diarias para conseguir que demanden una menor cantidad de tiempo y esfuerzo.
Hoy en día existe una gran variedad de herramientas dentro del sector IT pensadas para alentar la automatización de procesos. Muchas de ellas incluso permiten gestionar diferentes tipos de tareas, lo que permite agilizar aún más las operaciones.
Principales beneficios empresariales
A continuación veremos en detalle cuáles son todas las ventajas que produce la automatización de procesos.
Ahorro de tiempo
Cuando pensamos en la automatización de procesos, probablemente el primer beneficio que llegue a nuestra mente sea el ahorro de tiempo. Mecanizar las actividades laborales diarias produce un sobrante de tiempo que permite al personal enfocarse en otras tareas que beneficiarán al negocio.
Aumento de la productividad
Mejorar el rendimiento de una empresa entera o de un área en particular es posible si se implementan las herramientas correctas.
Una vez que se define el cronograma de trabajo, los softwares de automatización de procesos hacen posible elevar la productividad respetando las secuencias y comandos programados.
Reducción de costos
La mayoría de estos sistemas utilizan lenguajes de inteligencia artificial y machine learning para aprender de las indicaciones con el fin de reproducirlas sin intervención humana. Su aplicación implica una reducción en los costos de gestión porque evita que el personal realice tareas repetitivas.
Por lo tanto, las ganancias aumentan sin que la calidad del producto y de la atención al cliente se vean afectadas.
Disminución del estrés
Adoptar el uso de herramientas de automatización de procesos genera una disminución del estrés de los trabajadores. Delegar ciertas acciones elimina los errores humanos, lo que transmite tranquilidad no sólo al personal sino también a quienes supervisan ese trabajo.
La acumulación de tareas ya no representa una preocupación y esto se traduce en estabilidad operativa.
Clientes satisfechos
Por último, si la productividad mejora, los trabajadores están menos estresados, los procesos se aceleran y los clientes están más felices con el servicio brindado.
Crear productos de calidad es tan importante como solucionar los reclamos de los consumidores y estar al tanto de sus necesidades.
Consejos para implementar la automatización de procesos
Dependiendo de la actividad que realice la empresa, deberás tomar la decisión de automatizar ciertas áreas. Para ello es importante estar al tanto del funcionamiento de cada proceso, determinando cuánto tiempo toma desarrollar cada uno y qué parte de ellos debe ser mecanizado.
Algunos consejos a tener en cuenta al implementar la automatización de procesos son:
- Escoger una herramienta competente: muchas empresas se ven tentadas a contratar un software sólo teniendo en cuenta el factor económico. Pero lo cierto es que el principal aspecto a contemplar al momento de hacer esta elección es la calidad.
- Capacitar al personal: de nada servirá tener una herramienta si los empleados no saben usarla. Antes de ponerla en marcha, procura que todos estén al tanto de lo que implica la automatización de procesos.
- Revisa periódicamente el rendimiento de los procesos: si bien generan muchos beneficios, los softwares de automatización aún no reemplazan la actividad humana y también pueden cometer errores. Contar con un soporte técnico especializado y dedicado garantizará que su uso siga siendo provechoso.
En conclusión, es probable que al menos una década atrás viéramos a la automatización de procesos como una posibilidad muy remota, sin embargo hoy es una realidad. De hecho ha llegado para mejorar la operatividad interna de las empresas a partir del reemplazo de tareas repetitivas.
Nuestra recomendación es que encuentres una herramienta que te permita agilizar las actividades laborales diarias en las áreas que más lo requieren. De esta forma podrás optimizar los recursos más valiosos para tu empresa.